个人信息说明

您在翻阅版本档案、订阅产品线价格表，或者写信问我们一条收费标准的时候，会留下一点信息。这份说明对应这三件事，逐条讲清楚留下来的是什么、拿去做什么、放多久。

随着档案体系往前走，说明也会跟着修订。每次修订完成后，页首的批次号与归档线索同步更新，前一版保留在档案库中。需要对照旧版时，写信告诉我们大致的时间，我们把对应的副本调出来。

最近一次修订与上一季度的价格表同步完成，具体条目列入当月归档周的动态公告，可以在档案动态里按月份找到。

收集到什么程度，取决于您用到哪项功能。只看档案、不订阅、不写信，留下的就只有检索痕迹。

查阅与检索记录

您打开过哪一份文档、停在哪个版本号、用过哪些检索词，以及访问的大致时间。这类记录与档案编号绑定，用来定位您后来追问的具体那一条。

订阅邮箱

订阅价格表时填写的邮箱地址、关注的产品线与推送频次偏好，用于把修订摘要送到您的收件箱。

咨询内容

邮件正文、附件，以及您主动写下的称呼与联系电话。内容以您写下的为限，我们不会另外补齐缺失的字段。

证件号码、支付凭据这类与查阅无关的信息，我们不会请您提供；若您在邮件里主动写到，回复完成后会随服务记录一并清理。

三类信息对应三项用途，各走各的路。

定位文档

隔了几周再来问「上次那份标准版的价格区间」，凭检索记录就能翻回同一份档案，不必您从头描述一遍。

推送修订摘要

订阅用户会在修订发布当天收到变更摘要，动了哪几条、影响哪条产品线、新的计费周期从哪天起算，摘要里直接写明。

回复并归档

回复完成后，往来邮件按档案编号归入服务记录。同一个问题再次出现时，接手的人能查到前因后果，不用让您重复讲。

这三项用途之外，信息不会进入其他处理环节，也不会被拿去推测您的采购安排或预算规模。

不同类别的信息留多久，取决于它还有没有用。

检索记录 · 6 个月

到期删除，只留下不指向个人的访问量统计，用来判断哪类文档被反复查找。

订阅邮箱 · 订阅期内

订阅期间持续保留；退订后 30 天内从推送名单中移除，不再接收任何摘要邮件。

咨询往来 · 3 年

回复完成后归入服务记录保留 3 年，之后连同附件一并清除；涉及历史版本追溯的往来，转为只读状态按档案编号延长保存。

档案采用纸质与电子双套保存，电子档案执行三重备份。服务记录的调阅需要授权，系统会留下调阅时间与经手人；批量导出这类操作，需要两位同事分别确认才能完成。

个人信息不会出现在任何买卖清单里，也不会拿去与其他机构交换资源。

需要对外提供的情况有两种。一种是依法配合有权机关按程序提出的调取要求，此时只提供要求范围内的那部分。另一种是某些处理环节由合作的服务承接方承担，例如邮件系统的技术运维，我们只交付完成该环节所必需的最小部分，并要求对方承担同样的保密责任。

除这两种情况，您的邮箱地址、咨询正文与检索记录不会流向任何第三方。

查询与更正：写信到客服邮箱，说明订阅时使用的邮箱地址，或咨询发生的大致时间。我们把留存的记录整理后回复给您；发现内容有出入，核实后更正。

删除与退订：用同一邮箱写一句「请删除」或「请退订」即可。退订在收到当天生效，其余记录在 7 个工作日内清除；按档案管理要求需要保留的部分，我们会说明是哪一段、为什么保留。

响应节奏：工作日 9:00–18:00 内处理，首次响应平均 4 小时。涉及记录调取与清除的请求，一般在 3 个工作日内办结。